10 Kroków do Maksymalnej Produktywności

Często borykamy się z tym, ze mamy z dużo na głowie. Zapominamy o ważnych spotkaniach, nie oddzwaniamy do bliskich, a siadając do pracy nie wiemy od czego zacząć, bo przecież “wszystko jest ważne” i powinno być zrobione ‘na już’, a najlepiej ‘na wczoraj’.

A zarządzanie swoim czasem i zadaniami nie jest takie proste. W głowie siedzi nam milion spraw do załatwienia i ledwo nadążamy z robieniem notatek w telefonie czy kalendarzu. Dodatkowo, nowe pomysły wciąż przychodzą do głowy i szkoda by ich nie zrealizować.

I tu z pomocą przychodzi Michał i jego książka.

Ta książka mówi przede wszystkim, jak efektywnie zarządzać zadaniami i wyjść z niekończącej się pętli zapominania i przepraszania.

Pokazuje jak stworzył swój system produktywności i jak my sami możemy to zrobić, w oparciu o dowolną aplikację do zarządzania zadaniami, albo zwykły zeszyt.

Ta książka jest przede wszystkim dla:

• zakopanych po uszy w projektach
• spędzających całe dnie w pracy bez poczucia zrobienia czegoś konkretnego
• chcących ogarnąć swoje projekty i dostarczać je na czas
• pragnących mieć więcej czasu dla siebie i bliskich
  

Porusza takie tematy jak:

• planowanie i organizacja przestrzeni (tej fizycznej jak i wirtualnej)
• delegowanie zadań i praca w zespole
• tworzenie własnego systemu produktywności

Listen to „KKU#19 – 10 Kroków do Maksymalnej Produktywności” on Spreaker.

Lekcja 1 – sprawy przychodzące

Każdy projekt zaczyna się od pomysłu.

Albo coś wpada Ci do głowy, albo klient przychodzi do Ciebie szukając rozwiązania swojego problemu.

Ew. żona dzwoni z prośba, żebyś ogarną coś na kolację, bo wróci dziś późno a jej mama zapowiedziała się z wizytą.

Co wtedy robisz? Jeśli zgadzasz się tym zająć, nigdzie tego nie zapiszesz (a akurat ktoś przerwał Ci w trakcie odpisywania na maile) to jest duża szansa, że o tym zapomnisz. Najgorzej, kiedy wrócisz do domu bez zakupów, a teściowa nie toleruje częstowania pizzą.

Wg. badań nasz mózg może w jednej chwili pamiętać max. 4 rzeczy. Tylko 4.

Michał radzi, aby stworzyć sobie przestrzeń do zapisywania przychodzących zadań i informacji. Nazywa to po prostu skrzynką spraw przychodzacych, albo z ang. inboxem.

Kiedy masz takie jedno miejsce, w którym zapisujesz wszystkie notatki i zadania, to o wiele łatwiej Ci je później znaleźć. I wiesz co? Więcej o nich nie zapominasz 🙂

Pojawia się tu jednak komplikacją – takich inboxów mamy zwykle kilka:

• skrzynka mailowa
• skrzynka pocztowa
• biurko (na którym odkładasz umowy, faktury, listy i Bóg wie co jeszcze)
• folder “Pobrane” lub pulpit komputera
• zakładki w przeglądarce i otwarte od miesiąca karty, które “kiedyś przejrzysz”

Co z tym możesz zrobić?

Przede wszystkim ustal kilka konkretnych miejsc, które są Twoimi inboxami. Wyznacz np. jedną konkretną szufladę, do której będą trafiać wszystkie listy, paczki i dokumenty, które mogą chwilę poczekać na przetworzenie.

Następnie ustal jak często potrzebujesz je przeglądać i przetwarzać znajdujące się tam sprawy. Może to być raz, albo kilka razy dziennie, zależnie od Twojej pracy i szybkości działania.

Ostatni krok to przetwarzanie.

Załóżmy, że raz dziennie przeglądasz wszystkie skrzynki. Sprawdzasz maile, przetwarzasz dokumenty i planujesz zadania.

Te, których wykonanie zajmuje mniej niż 2 minuty zrób od razu. Nie czekaj. Skoro są to drobnostki, to nie warto tracić czasu na ich planowanie i odwlekanie.

Jeśli chodzi o resztę, np. przeczytanie 30 stronicowej umowy, to zaplanuj na to czas w kalendarzu lub swojej aplikacji do zarządzania zadaniami.

Lekcja 2 – ustal co jest do zrobienia

Jeśli wszystkie zadania mamy już w jednym miejscu, to czas je zorganizować. Jak się pewnie domyślasz, posiadanie listy z setką zadań zapisanych jedno po drugim może być… problematycze.

Jedne z nich są bardziej rozbudowane, inne mniej. Niektóre są związane z pracą, a inne z obowiązkami domowymi. I jak je podzielić, żeby przestały się ze sobą mieszać?

Odpowiedzią są projekty!

Cytując Davida Allena (autora książki Getting Things Done):
“Każdy cel którego osiągnięcie wymaga więcej niż jednej czynności jest projektem.”

Czyli projekty są zbiorem zadań, które wykonane w odpowiedniej kolejności prowadzą do osiągnięcia większego rezultatu.

Przykładowo przeczytanie rozdział książki będzie zadaniem, Ale przygotowanie dziecku wyprawki do szkoły to będzie całkiem konkretny projekt.

Oczywiście nie można dać się zwariować i mówić że np. mycie zębów jest wielkim projektem, ponieważ wymaga pójścia do Łazienki otworzenia drzwi odkręcenia tupki z pastą, nałożenia pasty na szczoteczkę, w końcu umycie zębów, opłukanie szczoteczki, i ust i wyjścia z łazienki. Jest pewien poziom szczegółowości i pewien poziom ogółu którego nie należy przekraczać.

Dla jednych kupienie butów będzie jednorazowym zadaniem ponieważ mają w głowie przepracowane zarówno co chcą kupić, jak i to, gdzie to kupią (czyt. większość facetów), a dla innych będzie to kilku zadaniowy projekt wymagające odwiedzenia kilku sklepów i wyboru odpowiedniej pary.

Częściej większym  problemem niż rozbijanie zadań na jeszcze mniejsze części jest zapisywanie i planowanie zadań które tak naprawdę są już projektami. Najczęstszym tego efektem jest to że trudno nam się zabrać za jego wykonanie, a tym bardziej skończyć je w wyznaczonym czasie.

Przy rozwijaniu projektu na zadania można spotkać dwa podstawowe podejścia:

1. Planowanie od początku do końca – zapisujemy kolejne zdania które doprowadzą nas do osiągnięcia danego celu
2. Planowanie od końca – zaczynając myślenie od efektu cofamy się i patrzymy na krok poprzedzające który potrzebny jest do realizacji. Czyli jeśli chcę zorganizować przyjęcie to potrzebuje wcześniej mieć gotowe:  dania, jeszcze wcześniej potrzebuję zrobić zakupy, żeby zrobić zakupy, potrzebuję zrobić listę zakupów, wybrać dania, zrobić listę gości, zaprosić tych gości, A żeby ich zaprosić potrzebuje określić datę. I jeszcze kilka innych zadań w trakcie też by się pewnie znalazło, ale myślę że to wystarczy, by przedstawić samo podejście.

W kwestii bardziej zaawansowanych technik planowania projektów odsyłam już do dedykowanych temu książek, a jeśli chcecie żebym taką pozycję omówił to dajcie proszę znać w komentarzach, szczególnie, że ten temat jest mi bliski ze względów zawodowych.

Projekty można też podzielić na dwie kategorie: celowe i ciągłe.

Projekty celowe dotyczą konkretnego celu, a po jego osiągnięcia zostaną zakończone, jak np. zakup samochodu.

Projekty ciągle to takie które dotyczą konkretnych obszarów naszej działalności. Np. mam w swoim systemie projekt o nazwie “Codzienność”, by zapisywać w nim zadania takie jak zakupy, sprzątanie, gotowanie, pranie, prasowanie, itp.

Oczywiście projektów czasem jest tak dużo że zaczynamy się W nich gubić. Warto wtedy przypisać projekty do konkretnej kategorii takich jak: firma, rodzina, czy blog. Jeśli jesteś freelancerem i pracujesz dla kilku klientów i dla każdego z nich masz kilka projektów to wtedy możesz te projekty kategoryzować właśnie nazwiskami klientów albo nazwami ich firm.

Jak ja to robię

U mnie wygląda to tak, że wszelkie proste zadania związane z obowiązkami domowymi, zakupami, odbieraniem paczek, mam we wspomnianym projekcie “Codzienność”. I jest to projekt ciągły, do którego ciągle dochodzą zadania, ale i z niego wypadają. Dopóki jednak normalnie funkcjonuję, ten projekt się nie skończy.

Jeśli natomiast nagrywam odcinek podcastu, to wszystkie zadanie prowadzące do jego publikacji są jednym, skończonym projektem. I jeśli w trakcie działania wpadam na jakiś dodatkowy pomysł, to w tym właśnie projekcie zapiszę go jako nowe zadanie.

Żeby się w tym jednak nie pogubić ważne jest posiadanie jednej listy zadań.

Gdy zadania rozdzielam po projektach, to tym, które chcę wykonać w określonym czasie przypisuję datę. Skutek tego jest taki, że to zadanie pojawi się właśnie w tym dniu na mojej liście zadań. I trafią na nią zadania ze wszystkich projektów, dzięki czemu nic mi nie umknie.

Lekcja 3 – skup się na tym, co najważniejsze

Ok, zadania są zebrane, zaplanowane i przydzielone do projektów.

Od czego teraz zacząć?

Co mądrzejsi zasugerują, że najlepiej od początku, ale to nie zawsze ułatwia sprawę. Czasem zadania są tak trudne i przytłaczające (czyt. okrutnie nie masz ochoty nawet na nie patrzeć), że choćby Cię końmi ciągnęli, to nic nie pomoże.

Klucz do sukcesu to teoria małych Zwycięstwa.

Jeśli wykonać choć najmniejsze zadanie w projekcie, to od razu zobaczysz efekty swojego działania i to że projekt nie stoi w miejscu.

To zwykle daje dużego kopa motywacji i zwiększa skuteczność załatwienia spraw.

Dlatego aby szybko ruszyć z miejsca zidentyfikuj jedno, lub dwa proste zadania w projekcie i skoncentruj się tylko na nich, zamiast przeglądać listę zadań i szukać „czegoś ważnego do zrobienia”. Weź jedno proste zadanie i zrób je jak najszybciej.

Jest w tym jednak jeden myk – możesz spędzić cały dzień w pracy i nie zrobić nic naprawdę istotnego. Jest to super sposób na pobudzenie motywacji, by później ruszyć z kopyta.

Zamiast zajmować się tylko błahymi sprawami weź sobie do serca te, które są kluczowe i dopóki ich nie wykonasz nie interesuj się resztą. Leo Babauta z bloga zenhabits.com nazywa to dużymi kamieniami.

Wyobraź sobie, że masz słoik i chcesz go wypełnić kamieniami różnej wielkości. Jeśli wsypiesz najpierw małe, to nie będzie już miejsca na nic większego.

Jeśli jednak najpierw włożysz największe kamienie, później dodasz troszkę mniejsze, a na końcu zasypiesz drobny żwirek, to słoik będzie wypełniony po brzegi i twój dzień będzie mega produktywny!

Nad kluczowymi zadaniami możesz zacząć pracę już dzień wcześniej. Przed pójściem spać wypisz sobie takie trzy najważniejsze zadania i skoncentruj się od rana na ich wykonaniu a dopiero później patrzę na inne.

No dobra, możesz z rana sypnąć na sam spód trochę piasku na rozruch 😉

Lekcja 4 – Regularnie przeglądaj swój system

Było zbieranie, planowanie i działanie. Niby wszystko, żeby działać efektywnie, no nie?

Otóż nic bardziej mylnego.

Każda maszyna działająca nawet na 10% swoich możliwości potrzebuje przeglądów okresowych, żeby uniknąć usterek. Tego też potrzebuje Twój system produktywności.

David Allen nazywa takie podsumowanie cotygodniowym przeglądem i mówi, że jest to czas, w którym  planuje działania na nadchodzący tydzień.

Dlaczego warto robić przeglądy?

Systematyczne przeglądy tygodnia mają bardzo duże znaczenie z kilku powodów:

– Masz okazję spokojnie podsumować tydzień i ocenić co się udało a co nie

– przeglądając kalendarz widzisz co cię czeka w kolejnym tygodniu, dzięki czemu możesz się lepiej przygotować

– sprawdzając wszystkie projekty masz okazję zmotywować się do pracy nad zobowiązaniami, lub zdecydować, z czego należy zrezygnować

– masz czas by spokojnie zastanowić się dokąd zmierzasz i czy podążasz w odpowiednim kierunku

Pamiętaj by nie dać się ponieść nurtowi życia i sam zdecyduj dokąd pójdziesz. Weź sprawy w swoje ręce i odpowiedzialność za swoje wyniki. W ciągu tygodnia wiele rzeczy może się wymknąć spod kontroli i wiele spraw może pójść w niewłaściwym kierunku, dlatego przegląd jest dla ciebie okazją do szybkiej reakcji, podsumowania i podjęcie świadomej decyzji.

Poniżej wypisałem elementy dobrego przeglądu tygodnia wg. autora:

1. Upewnij się że wyczyściłeś wszystkie Skrzynki spraw przychodzących
2. Postaraj się wyciszyć i skupić na tym, co masz teraz zrobić
3. Zrób przegląd spotkań i spraw z zeszłego tygodnia, oraz tego, co masz zaplanowane w kalendarzu na przyszły tydzień. Upewnij się że wszystkie zaaranżowane spotkania się odbędą.
4. Sprawdź statystyki wszystkich stron oraz firmy, i inne dane, które powinieneś śledzić na bieżąco. Utwórz specjalny Arkusz kalkulacyjny do którego wpiszesz niektóre z tych informacji i porównasz się z poprzednimi tygodniami.
5. Zrób przegląd swoich długoterminowych celów i zobowiązań, i sprawdź jak bardzo się do nich zbliżyłaś, czego jeszcze brakuje i co wymaga więcej pracy. Wnioski dotyczące celów często są motorem zmian i usprawnień w istniejących projektach oraz inspiracją do tworzenia nowych.
6. Przejrzyj wszystkie projekty w swoim systemie zarządzania projektami. Sprawdź terminy wykonania, usuń niepotrzebne zadania i dostosuj listę priorytetów.
7. Zrób przegląd najważniejszych zadań i sprawdź czy wszystkie są na swoim miejscu i czy na pewno powinny być na tej liście
8. Na koniec ponownie wycisz swoje myśli i potraktuj się jakąś nagrodą by wzmocnić pozytywny nawyk robienia takich cotygodniowych spotkań ?

Im dokładniej to zrobisz, tym łatwiej będzie Ci działać w kolejnym tygodniu i poświęcisz mniej czasu na chaotyczne załatwianie niepotrzebnych spraw.

Podsumowując:

1. Zbieraj swoje zadania w określonych miejscach i regularnie rób w nich porządek
2. Zmieniaj skomplikowane zadania na projekty
3. Ustal co jest najważniejsze i czym zajmiesz się w pierwszej kolejności
4. Regularnie sprawdzaj swój system produktywności, by być na bieżąco z postępami

Ćwiczenie dla osób, które nie ogarniają swoich zadań i są totalnie na początku drogi

Jeśli zdarza Ci się zapominać o wielu sprawach lub przytłacza Cię ich ilość, a nie masz jeszcze swojego systemu, to Michał proponuje takie proste ćwiczenie:

Zajmie ci od 15 do 30 min.

Weź kartkę papieru formatu A4 i zacznij wypisywać na niej wszystkie sprawy, które masz obecnie w głowie. Po kolei.

Nieistotne jest, czy są to duże projekty, czy błahostki w stylu opłacenia rachunków. Wypisz dosłownie wszystko.

To ćwiczenie świetnie pokażę Ci jak wiele spraw masz teraz na głowie, i że naprawdę warto przechowywać je gdzie indziej.

Dla mnie lektura tej książki była genialnym przypomnieniem, że niektóre informacje warto odświeżać, a już na pewno wprowadzać je w życie i budować dobre nawyki. A sama w sobie (ta książka) jest naprawdę konkretną pozycją, w której nie ma lania wody, a jest konkretna treść, do wdrożenia od zaraz u każdego, kto tego potrzebuje.

Ocenisz ten podcast?

Jeśli korzystasz z aplikacji Podcasty:

• Wyszukaj podcast „Książki Które Uczą” w aplikacji
• W sekcji „Programy” kliknij „Książki Które Uczą”
• Przejdź do zakładki „Oceny i recenzje”
• Kliknij w link „Napisz recenzję”

Jeśli korzystasz ze Stitchera:

• Wejdź na stronę kku/stitcher
• Przewiń stronę w dół, aż zobaczysz okno „Show Ratings and Reviews”
• Kliknij „Write a review”

Masz pytania? Szukasz podobnych książek? Chcesz wiedzieć więcej?
Zostaw komentarz poniżej 🙂

Podcast: Play in new window | Download

Subscribe: RSS